Die 8 besten Tipps für die erfolgreiche Durchführung von öffentlichen Ausschreibungen

Nachdem wir unlängst „Die 7 besten Tipps für die erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen“ zusammengefasst und viele positive Rückmeldungen dafür erhalten haben, wollen wir dieses Mal auf die besten Tipps für AuftraggeberInnen und die erfolgreiche Durchführung von Ausschreibungen eingehen. Wieder haben wir die Geschäftsleitung und die leitenden Teammitglieder von ANKÖ befragt und wir konnten Tipps ausgraben, von denen die meisten AuftraggeberInnen garantiert noch nie etwas gehört haben.

Das Wichtigste geschieht im Vorfeld

Eine gute Vorbereitung vor der Veröffentlichung und die strenge Einhaltung des Bundesvergabegesetzes (BVerG) sind für ein gelungenes Vergabeverfahren besonders wichtig. „AuftraggeberInnen müssen sich ihrer wichtigen Rolle für die Allgemeinheit bewusst sein, denn öffentliche Beschaffung durchzuführen bedeutet Steuergelder auszugeben und ist dadurch mit einer großen Verantwortung gegenüber den SteuerzahlerInnen verbunden“, mahnt Emir Prcic, MBA, Geschäftsführer von ANKÖ.

Zu den Zielen des Vergabewesens gehören unter anderen die Erzielung eines marktgerechten Preises und die Zugänglichmachung öffentlicher Ausschreibungen für möglichst viele MarktteilnehmerInnen. Deshalb hat unser erster Tipp mit dem Zustandekommen eines förderlichen Wettbewerbs zu tun.

Tipp 1: Wettbewerb ankurbeln und KMU ins Boot holen

99,6% aller österreichischen Unternehmen sind KMU, das sind mehr als 350.000 Unternehmen, die mehr als 2 Millionen Personen beschäftigen. Um einen großen Wettbewerb zu ermöglichen, an dem sich viele KMU beteiligen können, sollten die Bedingungen bei Ausschreibungen möglichst fair gestaltet sein.

Ausschreibungsunterlagen müssen klar strukturiert und einfach zu lesen sein, damit auch kleinere Unternehmen, die keine Rechtsabteilungen haben und sich schwertun, hunderte Seiten von Unterlangen zu durchkämmen, teilnehmen können. Speziell bei komplexeren Verfahren sollte man den Unternehmen genügend Zeit bis zur Abgabefrist lassen, damit qualitativ hochwertige Angebote abgegeben werden können. „Wenn ich nicht genug Wettbewerb habe, muss ich mich fragen was der Grund dafür ist. Meistens liegt es an der Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen und nicht daran, dass zu wenig WettbewerberInnen vorhanden sind“, ist Prcic überzeugt.

Tipp 2: Projektmanagement und Vorbereitung

„Alle auftretenden Probleme sind ein Resultat dessen, was am Anfang, schon vor Veröffentlichung einer Ausschreibung, schiefgelaufen ist“, weiß Mag. Clemens Kuprian, stellvertretender Geschäftsführer von ANKÖ. Ein professionelles Projektmanagement hilft dabei, eine Struktur in das, was vor dem Beginn des eigentlichen Vergabeprozesses passiert, hineinzubringen.

Leistungsbeschreibungen sollten so gestaltet sein, dass im Verfahrensverlauf möglichst wenige Claims, das heißt Abweichungen von der ursprünglichen Leistungsbeschreibung, entstehen. Die zentrale Frage zum Zeitpunkt der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen ist daher, wie mit möglichen Änderungen im Projekt umzugehen ist. „Ich muss also als AuftraggeberIn vorausdenken, Risikomanagement betreiben und im Voraus bestimmen, wie auf möglicherweise eintretende Ereignisse zu reagieren ist. Am Ende muss ich mir ansehen, ob ich die nötige Detailtreue erreicht habe, um Unterlagen zu erstellen, welche der Praxis standhalten“, so Mag. Kuprian.

Hilfreiche Angaben erleichtern die Praxis

Schon aus den ersten zwei Tipps lässt sich die große Bedeutung einer sorgfältigen Ausgestaltung der Ausschreibungsunterlagen ablesen; das erschließt sich auch aus der Rechtsprechung. Doch auch für den praktischen Ablauf im Vergabeprozess kann die Angabe gewisser Details hilfreich sein.

Tipp 3: Auf Details in den Ausschreibungsunterlagen achten

„Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass Verfahren wesentlich reibungsloser ablaufen, wenn in den Ausschreibungsunterlagen klare Anweisungen für die Handhabung der eVergabe gemacht wurden“, erzählt uns Jakub Balaz, MBA, Leiter der eVergabe von ANKÖ, „das können Anleitungen zur Abgabe, zum Stellen von Fragen oder zu Eignungsnachweisen sein.“ Es ist sogar möglich, den BieterInnen das ANKÖ-Handbuch als Teil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung zu stellen.

Sorgfalt bei der Erstellung von Texten ist auch in Bezug auf die Verwendung elektronischer Portale wichtig. Im Vergabeportal von ANKÖ kann man zum Beispiel per Text oder CPV-Codes nach Ausschreibungen suchen. „Ein Rechtschreibfehler kann fatale Folgen haben: dadurch kann es sein, dass unsere KundInnen die Ausschreibung mit der Textsuche nicht mehr finden,“ erklärt Thomas Vintr, Leiter des ANKÖ-Vergabeportals. Das heißt, textlich gesehen sollte man möglichst viele Infos hineinbringen und sich dabei denken: „Wonach könnten die Leute suchen?“ Natürlich müssen auch die richtigen CPV-Codes angegeben werden, weil KundInnen auch nach diesen suchen. „Lieber den ANKÖ-Support kontaktieren, bevor ein falscher Code in der Ausschreibung landet“, fordert Vintr auf.

Tipp 4: Sich in die Bieterin bzw. den Bieter hineinversetzen

Und dann hat Thomas Vintr noch einen einfachen, aber sehr effektiven Tipp für uns, den er in letzter Zeit vermehrt in der Praxis beobachten konnte: „Manche Auftraggeber-KundInnen registrieren sich extra beim Vergabeportal, um zu sehen, wie ihre Veröffentlichung für ANKÖ-KundInnen aussieht, oder um sich anzusehen, wie andere oder vergleichbare AuftraggeberInnen ihre Ausschreibungen machen.“ Dabei sorgen umfangreiche Filtermöglichkeiten dafür, dass immer vergleichbare Ausschreibungen oder AuftraggeberInnen zu finden sind.

Tipp 5: Die Eignungsprüfung im Griff haben

„Immer mehr AuftraggeberInnen erwähnen in den Ausschreibungsunterlagen, dass man es begrüßen würde, wenn der Nachweis der Eignung über die LgU® erfolgen würde, weil das den Ablauf der Prüfung beschleunigt und vereinfacht“, erklärt uns Dana Biedermann, stellvertretende Leiterin der ANKÖ Liste geeigneter Unternehmen® (LgU).

In der LgU findet alles einen Platz, was das BVergG verlangt und was AuftraggeberInnen brauchen, um ihre Prüfpflichten erfüllen zu können. „Man kann in den Ausschreibungsunterlagen auch erwähnen, dass man die Angabe des ANKÖ-Firmencodes begrüßen würde“, ergänzt Biedermann, „denn mit diesem gelangen AuftraggeberInnen bei der Eignungsprüfung mit nur einem Klick in den Datensatz der jeweiligen Bieterin bzw. des jeweiligen Bieters.“ Dort können schnell und einfach alle hinterlegten Nachweise durchgesehen werden. Falls Daten oder Dokumente fehlen oder nicht aktuell genug sein sollten, kann die Aktualisierung direkt im System veranlasst werden.

Was wir aus der Erfahrung lernen können

Bei unseren nächsten drei Tipps geht es um das Lernen aus Fehlern der Vergangenheit und wie uns die Nutzung ganz simpler Tools dabei helfen kann, sie zu verhindern.

Tipp 6: Abgabefristen praktisch setzen

Auf dem Papier mag es gut aussehen eine Abgabefrist um 23:59 Uhr enden zu lassen, doch in der Praxis kann das zu Problemen führen, da die meisten Abgaben erst kurz vor Ende der Frist stattfinden. Abgabefristen sollten, wenn möglich, in die Supportzeiten des ANKÖ gelegt werden (Montag bis Freitag 08:00 bis 18:00 Uhr), damit BieterInnen Unterstützung bei der elektronischen Abgabe durch den ANKÖ-Support erhalten können.

Tipp 7: Die Bekanntgabe nicht vergessen

Ab einem Auftragswert von € 50.000,- ist für BundesauftraggeberInnen die Bekanntgabe der vergebenen Aufträge bis spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung verpflichtend (für LandesauftraggeberInnen gilt dies erst ab dem Oberschwellenbereich). Die gute Nachricht ist, dass die Bekanntgabe einfach und schnell über das ANKÖ-System mittels zugehörigen Formulars erledigt werden kann. Jakub Balaz hat diesbezüglich sogar noch einen Geheimtipp für uns: „Man kann sich über eine Funktion im ANKÖ-System sogar eine Erinnerung dafür setzen lassen. Bei Interesse kann man sich gerne an unseren eVergabe-Support wenden.“

Tipp 8: Dialog mit AuftragnehmerInnen suchen

Nachdem man ein Verfahren abgewickelt hat, sollte man sich intern ansehen, was gut funktioniert hat, was nicht so gut funktioniert hat und daraus Schlüsse für die Zukunft ziehen. Zur Unterstützung bietet ANKÖ dafür den Vergabedialog als Plattform für die Diskussion zwischen öffentlichen AuftraggeberInnen und AuftragnehmerInnen an.

Die Tipps im Überblick

Alle Befragten sind sich einig: Die Ausschreibungsunterlagen sind der zentrale Punkt für eine erfolgreiche Ausschreibung. Je mehr Zeit man in die Erstellung fairer, transparenter, detaillierter und schlüssiger Unterlagen investiert, desto mehr fördert man den Wettbewerb und desto reibungsloser funktioniert das gesamte Verfahren.

Besonders hervorzuheben sind dabei ein professionelles Projektmanagement vor und während der Erstellung der Unterlagen und die Angabe von nützlichen Details, wie zum Beispiel Anweisungen zur Handhabung des eVergabe-Systems.

Die Nutzung von praktischen Tools, wie zum Beispiel die Funktionen für die Bekanntmachung der vergebenen Aufträge und die umfangreichen Features der LgU® für die Eignungsprüfung, hilft dabei, die Abläufe noch fehlerfreier und effizienter zu machen.

Um den BieterInnen die Möglichkeit zu geben, bei der elektronischen Abgabe Support zu erhalten, sollten Abgabefristen in die Support-Zeiten des ANKÖ gelegt werden. Selbstverständlich ist es von Vorteil, und das sei abschließend als zusätzlicher Hinweis erwähnt, wenn sich AuftraggeberInnen im Vorhinein auch mit den technischen Gegebenheiten der Abwicklung des Verfahrens auseinandersetzen – vor allem mit der Nutzung des eVergabe-Systems – und eventuell auch eine Schulung des ANKÖ in Anspruch nehmen.