7 Top-Tipps für die erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Beim Versuch einen öffentlichen Auftrag an Land zu ziehen, kann so manches schief gehen. Dabei sind die häufigsten Fehler leicht zu vermeiden und somit auch das unnötige Ausscheiden aus einem Vergabeverfahren. Damit Ihr nächstes Angebot zum vollen Erfolg wird, haben wir die Geschäftsleitung und die leitenden Teammitglieder des ANKÖ nach ihren Top-Tipps für eine erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen befragt. Die Ergebnisse sind teilweise überraschend, es wurden die größten Fehler aufgedeckt und wir konnten den einen oder anderen noch unbekannten Trick erfahren.

Zeitmanagement und hilfreiche Tools

In der Praxis ist Zeitverzug der häufigste Grund für ein negatives Ergebnis bei einem Vergabeverfahren. „Nicht bis zur letzten Minute warten“ beziehungsweise „sich rechtzeitig um alles kümmern“ waren Antworten, die bei allen Befragungen unter den wichtigsten Tipps zu finden waren.

Tipp 1: Sich rechtzeitig mit dem System beschäftigen

Bei der elektronischen Abgabe kommt es in der Praxis oft zu Herausforderungen bei der Handhabung des Systems. „Auf Bieterseite ist es besonders wichtig, dass man sich rechtzeitig registriert, sich mit der Bedienung auseinandersetzt und die Handysignatur freischaltet“, sagt Jakub Balaz, MBA, Leiter der eVergabe des ANKÖ, „denn die Bieterin oder der Bieter trägt das Übermittlungsrisiko. Das heißt, dass zum Beispiel bei einem Netzausfall oder einem technischen Gebrechen, das nicht auf unserer Seite liegt, die Bieterin oder der Bieter das Risiko trägt, nichtmehr abgeben zu können.“

Hier sollte man also immer genügend Zeit einrechnen, um mögliche Probleme zu beheben. „Ich empfehle allen, sich bei Problemen rechtzeitig an den Support des ANKÖ zu wenden, wo unsere Expertinnen und Experten ihre Hilfe anbieten“, so Balaz weiter.

Tipp 2: Zeit sparen wo es geht

Schon vor der tatsächlichen Teilnahme an einem Vergabeverfahren kann die Nutzung des ANKÖ Vergabeportals einem Unternehmen wertvolle Zeit sparen. Durch individuell eingestellte Suchprofile erfährt man sofort von jeder neuen Ausschreibung und hat genügend Zeit, sich vorzubereiten. „Bei der Einrichtung der Suchprofile sind wir gerne behilflich und wir haben sogar eine automatische Lösung, die mit künstlicher Intelligenz arbeitet“, erklärt Thomas Vintr, Leiter des Vergabeportals. „Unsere Kundinnen und Kunden bekommen jeden neuen Treffer per E-Mail automatisch geliefert und müssen sich das nicht mühsam händisch zusammensuchen.“

Bei der Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung kann auch der Nachweis der Eignung, mit all seinen Unterlagen, Dokumenten und Referenzen, viel Zeit in Anspruch nehmen. „Wir machen es den Unternehmen leicht, indem wir ihnen viel Zeit und Geld sparen“, ist Emir Prcic, MBA, Geschäftsführer des ANKÖ, überzeugt. „In der ANKÖ – Liste geeigneter Unternehmen® werden die Dokumente in standardisierter Form gesammelt, gespeichert und über Schnittstellen automatisch aktualisiert. Die Kundin oder der Kunde muss sich nur einmal eintragen und kann dadurch dauerhaft ihre oder seine Eignung nachweisen.“

Formale Korrektheit und Einhaltung der Fristen

„Ein Ausschluss aus formalen Gründen kann so gut wie immer vermieden werden“, weiß Mag. Valerie Kramer, Leiterin der ANKÖ – Liste geeigneter Unternehmen®, „aber dennoch kommt das in der Praxis ständig vor und ist eines der größten Probleme von AuftragnehmerInnen.“

Tipp 3: Ausschreibungsunterlagen genau lesen

Auch diesen Tipp haben alle Befragten genannt: Die Ausschreibungsunterlagen müssen genau durchgelesen werden, um alle Anforderungen erfüllen zu können und nicht auf Grund eines Formalfehlers ausgeschlossen zu werden.

Zu den häufigsten Ursachen für Ausschlüsse zählen:

• Das Fehlen erforderlicher Dokumente oder Nachweise
• Die Nichteinhaltung von Fristen
• Das Fehlen von (elektronischen) Signaturen

Bei den unterschiedlichen Fristen kann man schnell den Überblick verlieren, denn es gibt Fristen für Bieterfragen vor der Angebotsabgabe, Fristen für die Abgabe selbst und Fristen für Nachreichungen nach der Angebotsabgabe.

Tipp 4: Auf die elektronische Signatur achten

Das Thema „elektronische Signatur“ spielt sowohl bei Zeitknappheit als auch bei Ungenauigkeit eine schmerzliche Rolle für viele Unternehmen, denn für den Ausschluss aus einem Verfahren reicht das Fehlen einer einzigen Unterschrift. „Erst neulich gab es das Beispiel, dass man übersehen hatte, dass die Subunternehmererklärung signiert werden muss. Und auf Grund dieses formal-rechtlichen Fehlers musste das Unternehmen ausgeschlossen werden“, erzählt Emir Prcic, MBA.

BieterInnen, deren Firmensitz sich nicht in Österreich befindet, tappen besonders oft in diese Falle. Es gibt für ausländische Unternehmen drei Möglichkeiten elektronisch zu signieren:

• Das Signieren mit einer ausländischen elektronischen Signatur
• Die rechtzeitige Bevollmächtigung eines österreichischen Unternehmens stellvertretend mit der eigenen Signatur zu signieren.
• Das Signaturservice des ANKÖ! Wir unterschreiben gegen eine geringe Gebühr mit unserer eigenen Signatur stellvertretend für das bietende Unternehmen.

Realistische Planung und Qualität des Angebots

„Gelegentlich kann man beobachten, dass sich Unternehmen an Ausschreibungen beteiligen, die sie in Wirklichkeit nicht stemmen können“, sagt Mag. Clemens Kuprian, stellvertretender Geschäftsführer des ANKÖ, „In diesen Fällen hätte eine exaktere Einschätzung der für die Teilnahme benötigten Ressourcen und eine bessere Abwägung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses stattfinden sollen.“

Tipp 5: Genau planen und Erfolgsaussichten realistisch einschätzen

In machen Wirtschaftsbereichen ist bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen eine realistische Einschätzung der Erfolgsaussichten und der zu erwartenden Anzahl an MitbewerberInnen besonders wichtig. Für viele kleinere Architekturbüros zum Beispiel ist eine Teilnahme ein großes Investment und die Nicht-Erlangung des Auftrags ein Rückschlag, der das Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten bringen kann.

Tipp 6: Die eigenen Vorteile hervorheben

Um AuftraggeberInnen zu überzeugen, sollte im Angebot alles hervorgehoben werden, was für die Leistungen des Unternehmens spricht. „Der USP (Unique Selling Proposition) der BieterInnen muss im Angebot klar hervorstechen. Die Eigenschaften, welche das Produkt gegenüber der Konkurrenz einzigartig machen, müssen doppelt und dreifach unterstrichen werden“, erklärt Mag. Peter Straberger, Key-Account-Manager des ANKÖ. „Man sollte unbedingt Dokumente mitgeben, die den Produktvorteil belegen. Also nicht nur die verpflichtenden Dokumente, sondern alles was für einen gut aussieht.“

Auch die optische Gestaltung des Angebots spielt eine Rolle. Der Aufbau muss logisch und aussagekräftig sein und die wichtigsten Punkte müssen als „Eyecatcher“ hervorstechen, „und bitte die Details bei der Leistungsbeschreibung nicht einfach nur mit „nein“ beantworten, sondern immer mit Begründung. Bei der Entscheidung kann das den Unterschied machen.“, so Mag. Straberger.

Tipp 7: Bieterfragen nutzen

In eine ähnliche Richtung, bei der die Qualität des eigenen Angebots in den Mittelpunkt gestellt wird, geht ein absoluter Profitipp von Mag. Kuprian: „Ich würde gezielte Bieterfragen stellen, die das Verfahren in eine Richtung bewegen, die meinen Unternehmensressourcen zuträglich ist.“ BieterInnen haben bei Unklarheiten das Recht, innerhalb einer bestimmten Frist Fragen bezüglich der Ausschreibung an AuftraggeberInnen zu richten, welche diese auch zu beantworten hat. Die hier genannte Taktik der „gezielten Bieterfragen“ soll dazu dienen, öffentliche AuftraggeberInnen dazu zu bewegen, die Ausschreibung in Richtung der Vorteile des eigenen Produkts oder der eigenen Dienstleistung konkretisieren zu lassen.

Die Tipps im Überblick

Alle Befragten sind sich einig: Das Wichtigste ist es, sich früh genug mit der Ausschreibung zu beschäftigen, um gute Qualität liefern, mögliche Probleme beheben und alle Fristen einhalten zu können. Der ANKÖ stellt Services bereit, die dabei helfen Zeit und Geld zu sparen und stellt für alle Fragen persönlichen Support zur Verfügung.

Beim Thema „genaues Lesen der Ausschreibungsunterlagen“ sind sich ebenfalls alle einig. Ein Ausscheiden aus dem Verfahren aus formalen Gründen kann vermieden werden und es sollte besonders auf die Vollständigkeit der Unterlagen und die elektronische Signatur geachtet werden.

Eine genaue Ressourcenplanung und eine realistische Einschätzung der Erfolgsaussichten sind wertvolle Entscheidungsgrundlagen – im Angebot sollten die Vorteile gegenüber der Konkurrenz klar kommuniziert werden. Profis überlegen sich, wie sie durch gezielte Bieterfragen den USP ihres Produktes oder ihrer Dienstleistung unterstreichen können.